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Station 5 von 5

Ausbau

Prozesse verbinden

Fiktive Beschäftigte stimmen Warenwirtschaft und Versand in einem Büro neben einem Lager ab.
  1. GründungDas Fundament legenStation 1
  2. Erste UmsätzeRechnungen schreiben, Kunden verfolgenStation 2
  3. Erstes TeamLohn, Zeit und PersonalakteStation 3
  4. WachstumAbläufe und Rechte festigenStation 4
  5. AusbauProzesse verbindenAktuelle Seite

Auf dieser Stufe reicht der Blick auf Preisseiten nicht mehr. Ein ERP System führt Angebot, Auftrag, Einkauf, Lager, Rechnung und Finanzen auf einer gemeinsamen Datenbasis zusammen. Ausgangspunkt der Auswahl sind darum Ihre Abläufe, keine Produktliste.

Die Lizenz deckt nur einen Teil der Kosten ab. Einführung, Datenübernahme, Schnittstellen, Schulung und Anpassungen kosten oft mehr als die Lizenz eines Jahres. Planen Sie die Einführung als Projekt, bevor Sie unterschreiben.

Daran erkennen Sie diese Station

  • Etwa fünfzig Beschäftigte oder mehr, mehrere Gesellschaften oder Standorte.
  • Aufträge, Einkauf, Lager und Finanzen hängen voneinander ab.
  • Eine Fehlentscheidung bei der Software würde ein Projekt von Monaten bedeuten.

Wenn Aufträge, Lager, Projekte und Finanzen voneinander abhängen, ist die Softwarewahl ein Projekt mit Verantwortlichen, Abnahme und Ausstiegsregeln.

Aufgaben in dieser Station

  1. Abläufe aufschreiben, bevor Produkte betrachtet werden

    Beschreiben Sie den Weg eines Auftrags vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung mit allen Beteiligten. Zeigt sich dabei, dass Abläufe uneinheitlich sind, lösen Sie das zuerst. Software macht aus einem unklaren Ablauf keinen klaren.

    BausteinBetrieb und Waren

  2. Ein Pflichtenheft mit Muss, Soll und Kann schreiben

    Trennen Sie, was zwingend ist, was wünschenswert ist und was sich später ergänzen lässt. Das Pflichtenheft ist die Grundlage jedes Angebotsvergleichs, den Sie selbst durchführen.

    BausteinBetrieb und Waren

  3. Sich in der Demo den eigenen Musterauftrag zeigen lassen

    Eine Vorführung mit Beispieldaten des Anbieters beweist wenig. Geben Sie einen echten, möglichst komplizierten Auftrag vor und lassen Sie ihn von der Anfrage bis zur Buchung nachbauen.

    BausteinBetrieb und Waren

  4. Die Einführung als Projekt aufsetzen

    Benennen Sie Verantwortliche auf beiden Seiten, legen Sie Abnahmekriterien und eine Testphase fest und klären Sie, wer Ihre Altdaten aufbereitet. Ohne diese Festlegungen wird die Einführung zum Dauerzustand.

    BausteinBetrieb und Waren

  5. Den Ausstieg regeln

    Der Data Act verbietet Anbietern von Clouddiensten ab dem 12. Januar 2027, für den Wechsel zu einem anderen Anbieter Entgelte zu berechnen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten unabhängig davon weiter. Fragen Sie vor dem Kauf nach Exportformaten, Laufzeit und Kündigung.

    BausteinBetrieb und Waren

Welche Bausteine in dieser Station anstehen

  • Jetzt: Steht in dieser Station an.

    Finanzen und Rechnungen

    Mehrere Gesellschaften, Währungen und Konsolidierung verlangen Funktionen, die kleine Buchhaltungsprogramme nicht bieten.

  • Jetzt: Steht in dieser Station an.

    Lohn und Gehalt

    Sonderfälle und Beschäftigtenzahl machen die Abrechnung zum Prozess mit Verantwortlichen.

  • Jetzt: Steht in dieser Station an.

    Personal und Zeit

    Rollen, Berechtigungen und Auswertungen werden zur Pflicht.

  • Jetzt: Steht in dieser Station an.

    Vertrieb und Kunden

    Das Kundenregister muss mit Aufträgen, Rechnungen und Service verbunden sein.

  • Jetzt: Steht in dieser Station an.

    Betrieb und Waren

    Aufträge, Lager und Finanzen hängen voneinander ab. Hier liegt die größte Einzelentscheidung.

  • JetztSteht in dieser Station an.
  • Als NächstesJetzt vorbereiten, bald nötig.
  • SpäterKann warten, bis ein Anlass entsteht.
  • Noch nicht nötigFür Ihren Stand kein Thema.

Typische Fehler in dieser Station

Funktionslisten statt Abläufe vergleichen

Fast jedes ERP System erfüllt fast jede Funktion irgendwie. Entscheidend ist, wie viel Anpassung Ihr Ablauf braucht.

Den Lizenzpreis für den Gesamtpreis halten

Bei den öffentlichen Preisen von Sage 100 etwa kommen Zusatzlösungen, Einführung und die Cloudvariante individuell hinzu. Das gilt für die meisten Systeme dieser Klasse.

Anpassungen ohne Budget und Abnahme beauftragen

Jede Anpassung verursacht Folgekosten bei Updates. Entscheiden Sie bewusst, was Sie anpassen und was Sie im Standard übernehmen.

Mehrere Gesellschaften nicht bedenken

Mehrmandantenfähigkeit, Konsolidierung und Währungen gehören ins Pflichtenheft, bevor sie zum Thema werden.

Fragen, die Sie jetzt klären sollten

  1. Welche Abläufe sind kritisch, und wie viel Anpassung brauchen sie?
  2. Was kostet das Gesamtprojekt über drei Jahre, einschließlich Einführung und Schulung?
  3. Wer verantwortet die Einführung auf unserer Seite?
  4. Wie kommen wir wieder heraus, und in welchem Format erhalten wir unsere Daten?

Fristen, die in dieser Station zählen

Leitfäden für diese Station

  1. Warenwirtschaft und ERP: wann ein junges Unternehmen den Umstieg wagt

    Woran Sie erkennen, dass Tabellen nicht mehr reichen, wie Sie ein Pflichtenheft schreiben und warum die Lizenz nur ein Teil der Rechnung ist.

    Lesezeit 4 MinutenRechtsstand: 13. Oktober 2026

  2. Gesamtkosten einer Software rechnen: vom Listenpreis zum Jahresbudget

    Ein Rechenschema mit Beispiel für fünf und für zehn Beschäftigte und die Kosten, die auf keiner Preisseite stehen.

    Lesezeit 3 MinutenRechtsstand: 13. Oktober 2026

  3. Softwareverträge lesen: Laufzeit, Daten und Ausstieg

    Welche Klauseln vor der Unterschrift zählen und was der Data Act für den Anbieterwechsel ändert.

    Lesezeit 4 MinutenRechtsstand: 13. Oktober 2026

  4. Das Anbietergespräch: fünfzehn Fragen vor dem Kauf

    Wie Sie sich vorbereiten, welche Fragen zählen und woran Sie schwache Antworten erkennen.

    Lesezeit 4 MinutenRechtsstand: 13. Oktober 2026

Checklisten für diese Station

Vertragsprüfung

Die Klauseln, die Sie vor der Unterschrift eines Softwarevertrags geprüft haben sollten.

13 Punkte

Anbietergespräch

Die fünfzehn Fragen des Leitfadens zum Anbietergespräch, vorbereitet und zum Abhaken im Gespräch.

18 Punkte

Softwareprofile für diese Station

Alphabetisch sortiert, ohne Wertung

  • Betrieb und Waren

    Abas ERP

    ERP für den fertigenden Mittelstand mit Disposition, Produktion, kaufmännischen Prozessen und integriertem Finanzwesen.

    • Preis auf Anfrage
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  • Vertrieb und Kunden

    CAS genesisWorld

    CRM für den Mittelstand mit zentralen Kundendaten, Workflows, mobilen Zugängen und Verbindungen zwischen mehreren Fachbereichen.

    • Preis in Euro veröffentlicht
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  • Vertrieb und Kunden

    cobra CRM

    CRM für Kundenhistorie, Vertriebschancen und Kommunikation mit abgestuften Cloudtarifen und erweiterten Automatisierungen.

    • Preis in Euro veröffentlicht
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  • Lohn und Gehalt

    edlohn

    Lohnabrechnung aus der Cloud von eurodata für professionelle Abrechner und die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Unternehmen.

    • Preis auf Anfrage
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  • Betrieb und Waren

    Haufe X360

    Modulares ERP aus der Cloud für den Mittelstand mit Finanzwesen, Warenwirtschaft, CRM, Projekten und optionalen branchenspezifischen Bereichen.

    • Preis in Euro veröffentlicht
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  • Personal und Zeit

    HiBob / Bob

    Personalplattform für wachsende, teils international aufgestellte Unternehmen mit komplexeren Personalprozessen.

    • Preis auf Anfrage
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  • Personal und Zeit

    HR WORKS

    Personalsystem, das Personalverwaltung, Zeitwirtschaft, Abwesenheiten und Reisekosten verbindet.

    • Kein verifizierter Listenpreis in Euro
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  • Personal und Zeit

    HRlab

    Modulare HR-Software mit digitaler Personalakte, Prozessen und Zugängen für Mitarbeitende; Zeit, Recruiting und Talentfunktionen sind erweiterbar.

    • Preis in Euro veröffentlicht
    • Monatlich kündbar laut Hersteller
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  • Betrieb und Waren

    JTL-Wawi

    Warenwirtschaft im Ökosystem von JTL für Artikel, Einkauf, Aufträge und Lager, erweiterbar um Shop, Marktplätze und Logistiklösungen.

    • Preis in Euro veröffentlicht
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  • Betrieb und Waren

    Odoo

    Baukastenplattform mit Apps für Kundenverwaltung, Buchhaltung, Lager, Verkauf und mehr.

    • Kein verifizierter Listenpreis in Euro
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  • Personal und Zeit

    Personio

    Plattform für Personalstammdaten, Dokumente, Workflows und Zeit, die sich über Apps erweitern lässt.

    • Preis auf Anfrage
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  • Betrieb und Waren

    PlentyONE

    Plattform aus der Cloud für Handel über mehrere Kanäle mit zentralen Produktdaten, Beständen, Aufträgen und automatisierten Handelsabläufen.

    • Preis in Euro veröffentlicht
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  • Personal und Zeit

    Rexx HR

    Personalmanagement aus der modularen Rexx Suite mit Organisationsverwaltung, digitalen Akten, Workflows und optionalen Personalmodulen.

    • Preis auf Anfrage
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  • Betrieb und Waren

    Sage 100

    Anpassbares ERP System für den Mittelstand mit Modulen für Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Produktion, lokal oder in der Cloud.

    • Preis in Euro veröffentlicht
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  • Betrieb und Waren

    Sage 50 Handwerk

    Installierte kaufmännische Software für Handwerksbetriebe mit Angeboten, Aufträgen, Aufmaß, Material und Monteurplanung.

    • Preis in Euro veröffentlicht
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  • Lohn und Gehalt

    Sage HR & Payroll

    Gebündeltes Programm für Personalprozesse von der Bewerbung bis zur Entgeltabrechnung, in drei Paketen.

    • Preis in Euro veröffentlicht
    • Monatlich kündbar laut Hersteller
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  • Vertrieb und Kunden

    Salesforce Sales Cloud

    Internationale Plattform zur Kundenverwaltung mit deutschem Angebot für Leads, Kunden, Verkaufschancen, Automatisierungen und erweiterte Vertriebssteuerung.

    • Preis in Euro veröffentlicht
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  • Betrieb und Waren

    weclapp

    ERP System für kleine bis mittlere Dienstleister, Händler und Onlinehandel mit Paketen je Geschäftsmodell.

    • Preis in Euro veröffentlicht
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  • Betrieb und Waren

    Xentral

    ERP System für Handel und Onlinehandel mit Aufträgen, Lager, Versand und Anbindung an Shops und Marktplätze.

    • Preis in Euro veröffentlicht
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