Softwareverträge lesen: Laufzeit, Daten und Ausstieg

Warum der Vertrag mehr zählt als die Preisseite

Der Preis ist die Klausel, die jeder liest. Teurer wird es meist anderswo: wenn sich ein Vertrag automatisch verlängert, wenn Daten nur in einem unbrauchbaren Format herauskommen oder wenn ein Anbieter die Preise während der Laufzeit ändern darf. Wer diese Klauseln vor dem Kauf liest, verhandelt mit Gewicht. Wer sie bei der Kündigung liest, kann meist nur noch zahlen.

Die Spanne ist groß. Die Softwareprofile nennen als Beispiele: Sage Active ist laut Hersteller monatlich kündbar, Sage Payroll ohne langfristige Bindung, Sage HR mit einem Monat Frist, sevdesk nennt 24 Monate Laufzeit, Sage 100 und Agenda Personalwesen zwölf Monate Mindestlaufzeit.

Sieben Klauseln, die Sie prüfen

1. Laufzeit und Kündigung: Mindestlaufzeit, Verlängerung, Kündigungsfrist und die Form der Kündigung. Fragen Sie, ob Sie herabstufen dürfen.
2. Preisänderungen: Darf der Anbieter Preise während der Laufzeit erhöhen, und mit welcher Frist? Gilt ein Sonderkündigungsrecht?
3. Verfügbarkeit und Support: Gibt es zugesagte Verfügbarkeit, Reaktionszeiten und Wartungsfenster? Was passiert bei Ausfall?
4. Auftragsverarbeitung: Ein Vertrag nach Artikel 28 DSGVO, wenn der Anbieter personenbezogene Daten für Sie verarbeitet, mit Serverstandort und Unterauftragnehmern.
5. Datenexport: In welchen Formaten und mit welchen Kosten erhalten Sie Ihre Daten, auch nach der Kündigung?
6. Haftung: Welche Haftungsgrenzen gelten, und wofür haftet der Anbieter nicht?
7. Wechsel und Übergabe: Welche Unterstützung gibt es beim Wechsel zu einem anderen Anbieter?

Der Data Act und der Anbieterwechsel

Der Data Act, die Verordnung (EU) 2023/2854, findet seit dem 12. September 2025 Anwendung. Er betrifft den Anbieterwechsel bei Datenverarbeitungsdiensten, und viele Cloudangebote fallen darunter. Artikel 25 verlangt im Vertrag unter anderem eine Frist, mit der der Wechsel anzukündigen ist. Nach Artikel 29 sinken die Wechselentgelte schrittweise bis auf null: Ab dem 12. Januar 2027 darf der Anbieter dafür nichts mehr berechnen.

Nach der Kündigung

Aufbewahrungspflichten enden nicht mit dem Vertrag. Belege und Aufzeichnungen müssen Sie für die gesetzlichen Fristen lesbar vorhalten. Sichern Sie deshalb vor dem Ende einen vollständigen Export oder vereinbaren Sie einen Lesezugang. Der Leitfaden zur Aufbewahrung nennt die Fristen.

Formulierungen, bei denen Sie nachhaken sollten

• Der Anbieter darf den Leistungsumfang anpassen. Fragen Sie, ob Funktionen, die Sie nutzen, wegfallen dürfen und was dann gilt.
• Die Laufzeit verlängert sich jeweils um zwölf Monate. Fragen Sie nach der Kündigungsfrist und danach, ob sie bei der Verlängerung kürzer wird.
• Die Haftung ist auf die Jahresgebühr begrenzt. Das ist verbreitet. Prüfen Sie, ob die Grenze zur Bedeutung Ihrer Daten passt.
• Daten werden zur Verbesserung der Dienste genutzt. Fragen Sie, ob das personenbezogene Daten einschließt. Eine Nutzung für eigene Zwecke des Anbieters kann seine Rolle als Auftragsverarbeiter infrage stellen, lassen Sie das prüfen.
• Der Exportzugang endet mit der Kündigung. Fragen Sie nach einer Frist, in der Sie Ihre Daten noch abrufen können.