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Das Fundament legen
In der Gründungsphase kaufen viele junge Unternehmen zu früh und zu viel. Ein Werkzeug für Aufgaben, die es noch nicht gibt, kostet Geld und Aufmerksamkeit. Ein sauberer Kontenrahmen, eine Rechnungsvorlage und ein fester Belegweg dagegen lassen sich später kaum nachholen, ohne dass Monate nachgebucht werden müssen.
Der Fahrplan beginnt deshalb mit einer einzigen Softwareentscheidung, der für Finanzen und Rechnungen, und mit einer organisatorischen: Wer bucht, Sie selbst oder Ihre Steuerberatung? Alles andere kann warten, bis es einen Anlass gibt.
Fragen Sie vor der Softwarewahl, was die Kanzlei selbst bucht, was Sie vorbereiten und in welchem Format Daten übergeben werden. Viele Kanzleien arbeiten mit einem DATEV Export. Ein Programm, das diesen Weg nicht bietet, verursacht bei jedem Monatsabschluss Handarbeit.
BausteinFinanzen und Rechnungen
Die Rechtsform bestimmt, wie Ihr Gewinn ermittelt wird. Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG führen Bücher nach den Regeln des Handelsgesetzbuchs (§ 238 HGB), Einzelunternehmer ermitteln den Gewinn häufig als Einnahmenüberschussrechnung (§ 4 EStG). Welche Tarifstufe Sie brauchen, hängt davon ab.
BausteinFinanzen und Rechnungen
Bestimmen Sie, wohin Belege gehören, bevor der erste eintrifft: ein Postfach, ein Ordner, eine App. Wichtig ist, dass jeder Beleg an genau einem Ort landet und nicht mehr verändert wird. Die Grundsätze dafür heißen GoBD.
BausteinFinanzen und Rechnungen
Wer Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen erhält, muss strukturierte E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 entgegennehmen können. Eine Übergangszeit gab es dafür nicht. Technisch reicht in der Regel ein Postfach. Legen Sie eine feste Adresse für Rechnungen fest und bestimmen Sie, wer eingehende Dateien öffnet und ablegt.
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Die Steuerbefreiung nach § 19 UStG gilt bei höchstens 25.000 Euro Vorjahresumsatz und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr. Wer Vorsteuer aus nennenswerten Einkäufen abziehen möchte, ist mit der Regelbesteuerung oft besser bedient. Rechnen Sie das mit Ihrer Kanzlei durch, bevor die erste Rechnung hinausgeht.
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Rechnungen, Belege und Buchführung müssen vom ersten Umsatz an stimmen. Alles Weitere baut darauf auf.
Eine Lohnabrechnung entsteht, sobald Beschäftigte angestellt werden oder die Gesellschaft Gründenden ein Gehalt zahlt.
Ohne Beschäftigte gibt es weder Personalakten noch Abwesenheiten zu verwalten.
Die ersten Kontakte lassen sich in einer einfachen Liste führen. Ein Programm lohnt sich, sobald mehrere Kunden gleichzeitig Aufmerksamkeit brauchen.
Ohne Waren, Lager oder mehrere Abteilungen braucht das Unternehmen noch kein ERP System.
Bei Lexware Office beginnen Ausgangsrechnungen erst mit der Stufe M, die Einnahmenüberschussrechnung mit Stufe L. Wer nach dem niedrigsten Preis auswählt, kauft häufig die Stufe, die seine Aufgabe nicht abdeckt.
Ein ERP bildet Angebot, Auftrag, Einkauf, Lager und Finanzen in einer Datenbasis ab. Ohne Warenfluss und ohne mehrere Abteilungen ist das für die Gründung zu viel.
Wer Belege erst zum Quartalsende ordnet, verliert Zuordnungen und bezahlt die Kanzlei später für das Sortieren.
Die Nummer muss fortlaufend und einmalig sein (§ 14 Absatz 4 UStG). Von Hand gelingt das über Monate selten fehlerfrei.
Alle inländischen Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen empfangen können. Es gibt keine Übergangsfrist und keine Umsatzgrenze. Für den Empfang genügt grundsätzlich ein E-Mail Postfach.
Die Befreiung gilt, solange der Umsatz des Vorjahres bei höchstens 25.000 Euro lag und der des laufenden Jahres höchstens 100.000 Euro erreicht. Beide Grenzen sind Nettowerte. Wird die Marke von 100.000 Euro überschritten, endet die Befreiung noch im laufenden Jahr.
Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare sind zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre, Handelsbriefe und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen sechs Jahre. Die Zählung beginnt am Jahresende des Entstehungsjahres der Unterlage.
Was auf einer Rechnung stehen muss, wie Sie Nummern vergeben und woran Rechnungen im Alltag scheitern.
Wie die Grenzen seit 2025 funktionieren, was sich auf der Rechnung ändert und welche Fragen die Wahl entscheiden.
Was die GoBD verlangen, wie lange welche Unterlage bleiben muss und wie Sie daraus einen festen Ablauf machen.
Die Punkte, die vor der ersten Rechnung geklärt sein sollten: Arbeitsteilung mit der Kanzlei, Rechnungen, Belege, Bank und Software.
Die fünfzehn Fragen des Leitfadens zum Anbietergespräch, vorbereitet und zum Abhaken im Gespräch.
Alphabetisch sortiert, ohne Wertung
Finanzen und Rechnungen
App und Webanwendung für selbstständige Personen, die Rechnungen, Belege, Buchhaltung und deutsche Steuererklärungen organisieren.
Finanzen und Rechnungen
Cloudsoftware für Rechnungen und vorbereitende Buchhaltung mit einer eigenen Anbindung für Shops und Marktplätze.
Finanzen und Rechnungen
Cloudprogramm für Angebote, Rechnungen und Belege mit Schwerpunkt auf der Übergabe an die Steuerberatung.
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Cloudprogramm, das Belege, Rechnungen und laufende Buchhaltung in vier Stufen zusammenführt.
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Buchhaltungssoftware im Browser für Angebote, Rechnungen, Belege und Auswertungen, mit einer getrennten Produktlinie für ERP.
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Buchhaltung aus der Cloud mit Kunden- und Projektverwaltung, Zeiterfassung und einer Verbindung zwischen geleisteter Arbeit und Rechnung.
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Webbasiertes Programm, das Rechnungen und Buchhaltung in getrennten Tarifen anbietet.