Kunden und Angebote im Postfach halten
Wer ein Angebot sucht, durchsucht Nachrichten. Wer krank ist, nimmt sein Wissen mit. Ein gemeinsames Register verhindert beides.
Station 2 von 5
Erste Umsätze
Rechnungen schreiben, Kunden verfolgen
- GründungDas Fundament legenStation 1
- Erste UmsätzeRechnungen schreiben, Kunden verfolgenAktuelle Seite
- Erstes TeamLohn, Zeit und PersonalakteStation 3
- WachstumAbläufe und Rechte festigenStation 4
- AusbauProzesse verbindenStation 5
In dieser Station verschiebt sich die Arbeit vom Aufbau zum Betrieb. Das Unternehmen schreibt Rechnungen, wartet auf Zahlungen, gibt Umsatzsteuer an und verliert ohne System schnell den Überblick, wer was zugesagt hat.
Zwei Bausteine sind jetzt fällig: Finanzen, die im Alltag bestehen müssen, und ein schlanker Vertrieb, der Kontakte und Angebote an einem Ort hält. Alles darüber hinaus ist Vorbereitung.
Daran erkennen Sie diese Station
- Mehrere Kunden sind gewonnen, und Rechnungen gehen regelmäßig hinaus.
- Zahlungseingänge müssen Rechnungen zugeordnet werden.
- Angebote und Gespräche liegen in Postfächern und Notizen.
Aufgaben in dieser Station
Den Rechnungsprozess vereinheitlichen
Legen Sie Vorlage, Nummernkreis, Zahlungsziel und Mahnstufen fest. Eine Rechnung muss die in § 14 Absatz 4 UStG genannten Angaben enthalten, sofern sie nicht unter die Kleinbetragsregel fällt. Die Liste steht im Leitfaden zur ersten Rechnung.
BausteinFinanzen und Rechnungen
Zahlungseingänge zuordnen
Eine Bankanbindung ordnet Zahlungen vorgeschlagenen Rechnungen zu und zeigt offene Posten. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, braucht sie auch, um die Umsatzgrenzen zu überwachen. Maßgeblich sind die vereinnahmten Entgelte, also das, was tatsächlich auf Ihrem Konto eingeht.
BausteinFinanzen und Rechnungen
Die Umsatzsteuervoranmeldung terminieren
Die Voranmeldung ist elektronisch bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums zu übermitteln (§ 18 UStG). Regelfall ist das Kalendervierteljahr, bei einer Vorjahressteuer über 9.000 Euro der Kalendermonat. In der Gründungsphase gelten Sonderregeln, die Sie mit der Kanzlei klären.
BausteinFinanzen und Rechnungen
Kunden und Angebote an einem Ort führen
Ein Postfach ist kein Kundenregister. Sobald mehr als zwei Personen mit denselben Kunden sprechen, lohnt eine einfache Pipeline mit vier bis sechs Phasen. Der Leitfaden zum CRM ohne Overhead zeigt, wie Sie klein anfangen.
BausteinVertrieb und Kunden
Die E-Rechnung für 2027 und 2028 vorbereiten
Für die Ausstellung gilt: Lag Ihr Umsatz im Vorjahr über 800.000 Euro, stellen Sie Geschäftskunden im Inland ab 2027 E-Rechnungen aus, alle anderen spätestens ab 2028. Wählen Sie schon jetzt ein Programm, das strukturierte Rechnungen versenden kann oder den Versand verbindlich ankündigt.
BausteinFinanzen und Rechnungen
Welche Bausteine in dieser Station anstehen
- Jetzt: Steht in dieser Station an.
Finanzen und Rechnungen
Rechnungen, Zahlungsabgleich und Voranmeldung laufen jetzt regelmäßig und müssen ohne Handarbeit funktionieren.
- Später: Kann warten, bis ein Anlass entsteht.
Lohn und Gehalt
Eine Lohnabrechnung entsteht erst mit der ersten Anstellung oder einem Gesellschaftergehalt.
- Noch nicht nötig: Für Ihren Stand kein Thema.
Personal und Zeit
Ohne Beschäftigte gibt es noch nichts zu verwalten.
- Jetzt: Steht in dieser Station an.
Vertrieb und Kunden
Mehrere Kunden und Angebote gleichzeitig brauchen ein gemeinsames Register mit klaren Phasen.
- Später: Kann warten, bis ein Anlass entsteht.
Betrieb und Waren
Ein ERP System lohnt sich erst, wenn Aufträge, Einkauf und Lager zusammenhängen.
- JetztSteht in dieser Station an.
- Als NächstesJetzt vorbereiten, bald nötig.
- SpäterKann warten, bis ein Anlass entsteht.
- Noch nicht nötigFür Ihren Stand kein Thema.
Typische Fehler in dieser Station
Rechnungen aus der Textverarbeitung bauen
Das ist noch zulässig, solange Ihr Vorjahresumsatz 800.000 Euro nicht überschreitet, und nur bis Ende 2027. Nummerierung und Pflichtangaben prüft dabei niemand für Sie.
Die Umsatzgrenze nach Rechnungsdatum zählen
Für die Kleinunternehmerregelung zählt, was vereinnahmt wurde. Wer nach Rechnungsdatum rechnet, erkennt das Überschreiten zu spät oder zu früh.
Mahnwesen als Nebensache behandeln
Zahlungsziele ohne Erinnerung verlängern sich von selbst. Ein fester Ablauf mit Mahnstufen verkürzt die Wartezeit auf das Geld.
Fragen, die Sie jetzt klären sollten
- Welche Pflichtangaben stehen auf unseren Rechnungen, und wer prüft sie?
- In welchem Voranmeldungszeitraum liegen wir, und wer übermittelt die Voranmeldung?
- Wer pflegt Kunden und Angebote, und wo steht die Antwort, wenn die Zuständige im Urlaub ist?
- Wann überschreiten wir voraussichtlich 800.000 Euro Jahresumsatz?
Fristen, die in dieser Station zählen
- WiederkehrendWiederkehrend
Umsatzsteuervoranmeldung
Die Voranmeldung ist elektronisch bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums zu übermitteln. Die Vorauszahlung ist am selben Tag fällig. Regelfall ist das Kalendervierteljahr, bei einer Vorjahressteuer über 9.000 Euro der Kalendermonat. Für Neugründungen gelten Sonderregeln, die Sie mit der Kanzlei klären.
- Gilt
Kleinunternehmerregelung: neue Umsatzgrenzen
Die Befreiung gilt, solange der Umsatz des Vorjahres bei höchstens 25.000 Euro lag und der des laufenden Jahres höchstens 100.000 Euro erreicht. Beide Grenzen sind Nettowerte. Wird die Marke von 100.000 Euro überschritten, endet die Befreiung noch im laufenden Jahr.
- Kommt
E-Rechnung: Pflicht zur Ausstellung ab 800.000 Euro Vorjahresumsatz
Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen an inländische Geschäftskunden ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen noch Papier oder sonstige Formate nutzen.
- Kommt
E-Rechnung: Pflicht zur Ausstellung für alle
Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen an inländische Geschäftskunden ausstellen. Ausnahmen gelten unter anderem für Kleinunternehmer und für Rechnungen bis 250 Euro.
Leitfäden für diese Station
Die erste Rechnung: Pflichtangaben, Nummernkreis und typische Fehler
Was auf einer Rechnung stehen muss, wie Sie Nummern vergeben und woran Rechnungen im Alltag scheitern.
E-Rechnung bis 2028: ein Fahrplan für junge Unternehmen
Was seit 2025 gilt, was 2027 und 2028 folgt und was Ihre Software dafür können muss.
CRM ohne Overhead: eine Pipeline in vier Wochen aufsetzen
Wie ein junges Verkaufsteam mit wenigen Phasen und Pflichtfeldern ein System aufbaut, das tatsächlich gepflegt wird.
Checklisten für diese Station
Erste Rechnung prüfen
Prüfen Sie jede Rechnung vor dem Versand gegen die gesetzlichen Pflichtangaben und halten Sie danach den Ablauf fest.
Anbietergespräch
Die fünfzehn Fragen des Leitfadens zum Anbietergespräch, vorbereitet und zum Abhaken im Gespräch.
Softwareprofile für diese Station
Alphabetisch sortiert, ohne Wertung
Finanzen und Rechnungen
Accountable
App und Webanwendung für selbstständige Personen, die Rechnungen, Belege, Buchhaltung und deutsche Steuererklärungen organisieren.
- Preis in Euro veröffentlicht
Finanzen und Rechnungen
Billomat
Cloudprogramm für Rechnungen, Belege und Angebote, das nach Nutzern und Rechnungsmenge staffelt.
- Preis in Euro veröffentlicht
Vertrieb und Kunden
CentralStationCRM
CRM für kleine deutsche Teams, das Kontakte und Aktivitäten ohne aufwendige Einführung teilt.
- Preis in Euro veröffentlicht
Personal und Zeit
Clockodo
Arbeits- und Projektzeiterfassung mit Abwesenheiten, Stundenkonten, Berichten und Übergaben an Rechnungs- oder Lohnprogramme.
- Preis in Euro veröffentlicht
Vertrieb und Kunden
cobra CRM
CRM für Kundenhistorie, Vertriebschancen und Kommunikation mit abgestuften Cloudtarifen und erweiterten Automatisierungen.
- Preis in Euro veröffentlicht
Finanzen und Rechnungen
easybill
Cloudsoftware für Rechnungen und vorbereitende Buchhaltung mit einer eigenen Anbindung für Shops und Marktplätze.
- Preis in Euro veröffentlicht
- Monatlich kündbar laut Hersteller
Finanzen und Rechnungen
FastBill
Cloudprogramm für Angebote, Rechnungen und Belege mit Schwerpunkt auf der Übergabe an die Steuerberatung.
- Preis in Euro veröffentlicht
Vertrieb und Kunden
HubSpot Sales Hub
CRM mit Vertriebswerkzeugen, das sich später um Marketing und Service erweitern lässt.
- Preis in Euro veröffentlicht
Betrieb und Waren
JTL-Wawi
Warenwirtschaft im Ökosystem von JTL für Artikel, Einkauf, Aufträge und Lager, erweiterbar um Shop, Marktplätze und Logistiklösungen.
- Preis in Euro veröffentlicht
Finanzen und Rechnungen
Lexware Office
Cloudprogramm, das Belege, Rechnungen und laufende Buchhaltung in vier Stufen zusammenführt.
- Preis in Euro veröffentlicht
Finanzen und Rechnungen
orgaMAX Buchhaltung
Buchhaltungssoftware im Browser für Angebote, Rechnungen, Belege und Auswertungen, mit einer getrennten Produktlinie für ERP.
- Preis in Euro veröffentlicht
Finanzen und Rechnungen
Papierkram
Buchhaltung aus der Cloud mit Kunden- und Projektverwaltung, Zeiterfassung und einer Verbindung zwischen geleisteter Arbeit und Rechnung.
- Preis in Euro veröffentlicht
- Monatlich kündbar laut Hersteller
Vertrieb und Kunden
Pipedrive
CRM für Vertriebsteams, das Leads und Deals in einer visuellen Pipeline führt.
- Kein verifizierter Listenpreis in Euro
Profil ansehenZur WebsiteWerbung
Finanzen und Rechnungen
Sage Active
Cloudprogramm für kleine Betriebe: Aufträge, doppelte Buchführung und Lohn laufen unter einem Vertrag zusammen.
- Preis in Euro veröffentlicht
- Monatlich kündbar laut Hersteller
Finanzen und Rechnungen
sevdesk
Webbasiertes Programm, das Rechnungen und Buchhaltung in getrennten Tarifen anbietet.
- Preis in Euro veröffentlicht
Betrieb und Waren
Xentral
ERP System für Handel und Onlinehandel mit Aufträgen, Lager, Versand und Anbindung an Shops und Marktplätze.
- Preis in Euro veröffentlicht