Warenwirtschaft und ERP: wann ein junges Unternehmen den Umstieg wagt

Woran Sie erkennen, dass Tabellen nicht mehr reichen

• Dieselben Daten werden an zwei Stellen erfasst, und die Zahlen weichen voneinander ab.
• Lagerbestände stimmen nicht, und niemand weiß, welche Zahl gilt.
• Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen lassen sich nur mühsam einander zuordnen.
• Das Wissen über den Ablauf steckt im Kopf einer Person.
• Auswertungen entstehen von Hand und niemand traut ihnen.

Trifft nur einer der Punkte zu, genügt oft eine Verbesserung der Tabelle oder ein kleineres Programm. Treffen mehrere zu und hängen Aufträge, Einkauf und Finanzen voneinander ab, spricht das für ein System, das alles in einer Datenbasis führt.

Dienstleister, Händler und Produzent haben verschiedene Auslöser

Ein Dienstleister braucht ein ERP, wenn Projekte, Zeiten und Rechnungen zusammen betrachtet werden müssen. Das ist häufig erst mit einem größeren Team der Fall. Ein Händler braucht es, sobald Waren im Lager liegen, weil Bestand, Einkauf und Verkauf sonst auseinanderlaufen. Ein Produzent braucht es, sobald Stücklisten und Fertigungsaufträge dazukommen.

Die Hersteller bilden diese Unterschiede in ihren Paketen ab. Xentral wendet sich an Händler und Onlineshops, weclapp unterscheidet die Pakete Starter, Dienstleistung und Handel, und Sage 100 gliedert sich in Module für Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Produktion. Wer das falsche Paket betrachtet, rechnet mit einem Preis für Funktionen, die er nicht braucht, oder ohne die, auf die es ankommt.

Das Pflichtenheft: Muss, Soll, Kann

Ein Pflichtenheft ist kein Dokument für Konzerne. Es ist eine Liste, die festhält, was das System können muss, was wünschenswert ist und was sich später ergänzen lässt. Beginnen Sie nicht bei Funktionen, sondern bei dem Weg, den ein Auftrag bei Ihnen nimmt: Anfrage, Angebot, Auftrag, Einkauf, Lager, Versand, Rechnung, Zahlung.

Der Musterauftrag in der Demo

Eine Vorführung mit Daten des Anbieters beweist wenig. Geben Sie stattdessen einen echten Auftrag vor, möglichst einen komplizierten: mit Teillieferung, Rabatt, Sonderpreis und Rückgabe. Lassen Sie ihn von der Anfrage bis zur Buchung nachbauen und notieren Sie, wo der Anbieter sagt, das gehe mit einer Anpassung. Jede dieser Stellen ist ein späterer Kostenpunkt.

Drei Preislogiken und ihre Fallen

Je Nutzer und Monat. Bei weclapp kostet der Starter 39 Euro je Nutzer, das Paket Handel bei jährlicher Zahlung 163 Euro. Zehn Nutzer ergeben im Starter 4.680 Euro im Jahr, im Paket Handel 19.560 Euro. Der Unterschied liegt nicht im Preis je Nutzer, sondern darin, dass Lager und Warenwirtschaft erst im höheren Paket stecken.

Nach Auftragsvolumen. Xentral nennt für Startups bis 500.000 Euro Jahresumsatz einen Tarif ab 99 Euro im Monat plus 0,30 Euro je Auftrag und einen Tarif ab 349 Euro mit 500 Aufträgen im Monat und unbegrenzten Nutzern. Hier bestimmt das Geschäftsvolumen die Rechnung, weniger die Teamgröße.

Modular nach Anwendungen. Sage 100 nennt Module für Warenwirtschaft ab 56 Euro, Rechnungswesen ab 58 Euro und Produktion ab 90 Euro je Nutzer und Monat, wobei das Produktionsmodul das Warenwirtschaftspaket enthält. Wer zwei Module braucht, rechnet beide ein, hier 114 Euro je Nutzer. Zusatzlösungen und Einführung kommen individuell hinzu.

Einführung als Projekt

1. Verantwortliche benennen: Eine Person auf Ihrer Seite hat den Hut auf. Ihr Gegenüber beim Anbieter oder Partner ist namentlich bekannt.
2. Abnahmekriterien festlegen: Woran erkennen Sie, dass ein Ablauf fertig ist? Der Musterauftrag aus der Demo ist ein guter Maßstab.
3. Daten aufbereiten: Stammdaten bereinigen, bevor sie übernommen werden. Das kostet Zeit, die Sie früh einplanen.
4. Testphase vereinbaren: Mit echten Daten und echten Nutzern, vor der Umstellung.
5. Ausstieg regeln: Exportformat, Laufzeit und Kündigung stehen im Vertrag, bevor Sie Daten einpflegen.