Der erste Mitarbeiter: Lohn, Meldungen und Fristen
Was monatlich fällig wird, ob Sie selbst abrechnen oder auslagern sollten und was Lohnsoftware kostet, wenn das Team wächst.
Das Wichtigste in Kürze
- Ob Sie selbst abrechnen oder auslagern, hängt von Beschäftigtenzahl, Sonderfällen, Ihrer Zeit und der Frage ab, wer bei einem Fehler reagiert. Eine Grundsatzentscheidung ist es nicht.
- Jeden Monat stehen an: die Abrechnung in Textform (§ 108 GewO), die Lohnsteueranmeldung zehn Tage nach Ende des Anmeldezeitraums (§ 41a EStG), die Beiträge zur Sozialversicherung zum drittletzten Bankarbeitstag (§ 23 SGB IV) und die Meldungen nach § 28a SGB IV.
- Lohnsoftware aus der Cloud deckt Standardfälle günstig ab. Baulohn, öffentlicher Dienst und Versorgungsbezüge sind dort häufig ausgeschlossen.
- Bei den meisten Programmen bestimmt der Preis je Person die Rechnung und nicht die Grundgebühr.
- Als Arbeitgeber tragen Sie die Verantwortung gegenüber Finanzamt und Sozialversicherung, ganz gleich, wer die Abrechnung erstellt.
Was jeden Monat passiert
Mit der ersten Anstellung beginnt ein Rhythmus, der sich nicht verschieben lässt. Die Termine sind gesetzlich festgelegt, und sie gelten unabhängig davon, ob Sie selbst abrechnen oder die Kanzlei.
| Aufgabe | Termin | Grundlage |
|---|---|---|
| Abrechnung an die beschäftigte Person | Zum Zeitpunkt der Zahlung, als Text mit Zeitraum, Entgeltbestandteilen und Abzügen | § 108 Gewerbeordnung |
| Lohnsteueranmeldung | Bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldezeitraums | § 41a Einkommensteuergesetz |
| Beiträge zur Sozialversicherung | Drittletzter Bankarbeitstag des Monats, in dem gearbeitet wurde. Die Höhe wird zunächst geschätzt | § 23 SGB IV |
| Meldungen an die Sozialversicherung | Nach den Vorgaben der Meldevorschrift | § 28a SGB IV |
Stand 13. Oktober 2026. Sonderregeln für einzelne Branchen und Beschäftigungsarten sind hier nicht abgebildet.
Selbst abrechnen oder auslagern
| Kriterium | Spricht für selbst abrechnen | Spricht für Auslagern |
|---|---|---|
| Beschäftigtenzahl | Wenige Beschäftigte, die Zahl bleibt stabil | Viele Beschäftigte oder stark schwankende Zahl |
| Sonderfälle | Übliche Entgelte ohne besondere Regeln | Baulohn, öffentlicher Dienst, Betriebsrenten, grenzüberschreitende Fälle |
| Ihre Zeit | Sie haben jeden Monat feste Zeit eingeplant | Die Zeit fehlt, und Verzögerungen kosten Geld |
| Wissen im Haus | Jemand kennt Fristen und Meldungen | Niemand möchte diese Verantwortung tragen |
| Fehlerfolgen | Sie können Fehler schnell erkennen und korrigieren | Fehler wären teuer oder schwer zu bemerken |
Auslagern entlastet, ändert aber nichts an Ihrer Verantwortung. Gegenüber Finanzamt und Sozialversicherung sind Sie als Arbeitgeber zuständig. Wer die Abrechnung der Kanzlei übergibt, regelt deshalb Zuständigkeiten, Abgabetermine und Ansprechpersonen schriftlich.
Was Lohnsoftware bei wachsendem Team kostet
Das Beispiel rechnet mit den Listenpreisen der drei Pakete von Sage Payroll. Jedes Paket enthält fünf Beschäftigte, jede weitere Person kostet 3 Euro, 5 Euro beziehungsweise 7 Euro im Monat. Das Beispiel zeigt die Preislogik und ist keine Empfehlung.
| Beschäftigte | Essentials | Standard | Premium |
|---|---|---|---|
| 5 | 20 | 30 | 40 |
| 10 | 35 | 55 | 75 |
| 20 | 65 | 105 | 145 |
| 150 | 455 | 755 | 1.055 |
Rechnung für 20 Beschäftigte im Paket Essentials: 20 Euro plus 15 mal 3 Euro gleich 65 Euro. Preise zuzüglich Umsatzsteuer, Stand 27. September 2026.
Zwei Dinge fallen auf. Erstens verdreifacht sich der Preis nicht mit der Zahl der Beschäftigten, aber er wächst Monat für Monat, sobald das Team wächst. Zweitens unterscheiden sich die Pakete vor allem in den Personalfunktionen, nicht in der Abrechnung selbst. Wer nur abrechnen will, braucht das kleinste Paket.
Die Ausschlussliste lesen
Lohnsoftware aus der Cloud bildet übliche Fälle ab. Sonderfälle sind oft ausgeschlossen. Sage Payroll nennt Baulohn, Betriebsrenten und öffentlichen Dienst ausdrücklich als ausgeschlossen. Auch Lexware Office Lohn und Gehalt führt Beschäftigungsarten und Entgeltfälle auf, die es nicht abdeckt, darunter Baulohn und öffentlichen Dienst. DATEV Lohn und Gehalt classic dagegen führt Baulohn und weitere Sonderfälle als abgedeckt.
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Fakten geprüft am 25. und 27. September 2026. Rechtsstand: 13. Oktober 2026.
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