Arbeitszeit erfassen: was heute gilt und was geplant ist

Was heute gilt

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der geleisteten Arbeitszeit einführen müssen. Festzuhalten ist, wann die Arbeit beginnt und endet und wie lange sie dauert. Begründet hat das Gericht dies mit dem Arbeitsschutz. Dafür war kein neues Gesetz nötig, die Pflicht besteht seither.

Eine bestimmte Form schreibt der Beschluss nicht vor. Eine Tabelle kann genügen, eine App ebenso. Verlangt wird, dass die Aufzeichnung vollständig ist und sich nachprüfen lässt. Daneben bleiben die Aufzeichnungspflichten des Arbeitszeitgesetzes bestehen: Nach § 16 ArbZG ist die über acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen, und die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Was geplant ist

Seit dem 18. Juni 2026 liegt ein Entwurf des Bundesarbeitsministeriums vor, der die Erfassung gesetzlich regeln soll. Er verlangt die elektronische Aufzeichnung am Tag der Arbeitsleistung und staffelt die Übergangsfristen. Berichten zufolge sind Erleichterungen für kleine Betriebe geplant. Nach Meldungen vom 1. Oktober 2026 stimmte die Bundesregierung ihn noch ab.

Erfassung und Planung sind zwei Aufgaben

Die Erfassung dokumentiert, was geleistet wurde. Die Schichtplanung verteilt, was künftig geleistet werden soll. Ein Büro mit festen Zeiten braucht die Erfassung, aber keine Planung. Ein Betrieb mit Wechselschichten braucht beides. Viele Programme liefern eines im Basistarif und das andere als Modul, bei Sage HR zum Beispiel kosten Arbeitszeittabellen und Schichtplanung je 2,50 Euro je Beschäftigtem und Monat zusätzlich zur Basis.

Worauf Sie bei der Auswahl achten

• Vollständigkeit: Beginn, Ende und Dauer jedes Tages, auch bei Pausen.
• Nachprüfbarkeit: Änderungen werden protokolliert und lassen sich zurückverfolgen.
• Bedienung: Beschäftigte erfassen unterwegs und ohne lange Einarbeitung, sonst wird nicht erfasst.
• Auswertung: Überstunden, Ruhezeiten und Abwesenheiten lassen sich ablesen.
• Aufbewahrung: Die Nachweise bleiben die vorgeschriebene Zeit abrufbar, auch nach einer Kündigung.
• Datenschutz: Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung liegt vor, und die Rechte sind einstellbar.

Betriebsrat und Vertrauensarbeitszeit

Besteht ein Betriebsrat, bestimmt er mit, wenn technische Einrichtungen eingeführt werden, die Verhalten oder Leistung überwachen können (§ 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG). Beziehen Sie ihn früh ein. Bei Vertrauensarbeitszeit teilen Beschäftigte ihre Zeit selbst ein. Das bleibt zulässig, ändert aber nichts an der Pflicht, die geleistete Zeit festzuhalten.

Ein Beispiel für die Kosten

Ein Büro mit zehn Beschäftigten, das nur erfassen will, zahlt bei Sage HR für die Basis 4,50 Euro pro Person und für das Modul Arbeitszeittabellen weitere 2,50 Euro, zusammen 7,00 Euro. Das sind 70 Euro im Monat und 840 Euro im Jahr. Kommt die Schichtplanung hinzu, sind es 9,50 Euro pro Person, also 95 Euro im Monat. Das Beispiel zeigt die Preislogik und ist keine Empfehlung.

Was die Auswertung zeigen sollte

Die Aufzeichnung ist die Grundlage, die Auswertung der Nutzen. Das Arbeitszeitgesetz begrenzt die werktägliche Arbeitszeit auf acht Stunden. Sie darf auf bis zu zehn Stunden ausgedehnt werden, wenn über sechs Kalendermonate oder 24 Wochen im Durchschnitt wieder acht Stunden erreicht werden (§ 3 ArbZG). Nach Ende der täglichen Arbeitszeit ist eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden einzuhalten (§ 5 ArbZG).

• Eine Warnung, bevor die tägliche Höchstarbeitszeit überschritten wird.
• Eine Prüfung der Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen.
• Eine Übersicht über Überstunden je Person und Monat.
• Ein Export, den Sie bei einer Prüfung vorlegen können.