Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung: die Entscheidung im ersten Jahr

Die Regel in einfachen Worten

Nach § 19 UStG bleibt ein Umsatz steuerfrei, solange der Gesamtumsatz im Vorjahr nicht über 25.000 Euro lag und im laufenden Kalenderjahr nicht über 100.000 Euro liegt. Gesamtumsatz heißt: die Summe der steuerbaren Umsätze, berechnet nach vereinnahmten Entgelten. Es zählt also, was auf Ihrem Konto eingeht, nicht, was Sie in Rechnung stellen.

Zwei Grenzen gelten gleichzeitig. Im Gründungsjahr gibt es keinen Vorjahresumsatz, dann entscheidet die Grenze im laufenden Jahr. Sobald dort mehr als 100.000 Euro erreicht werden, endet die Befreiung mit sofortiger Wirkung. Eine Schonfrist bis zum Jahresende gibt es nicht.

Was sich im Alltag ändert

Ein Rechenbeispiel zur Vorsteuer

Ein Unternehmen kauft im ersten Jahr Hardware, Software und Beratung für 12.000 Euro netto ein. Bei 19 Prozent Umsatzsteuer sind das 2.280 Euro, die in den Eingangsrechnungen stehen. Als Kleinunternehmer tragen Sie diese 2.280 Euro als Kosten. In der Regelbesteuerung holen Sie sie als Vorsteuer vom Finanzamt zurück.

Dem steht auf der Verkaufsseite wenig gegenüber, wenn Ihre Kunden Unternehmen sind. Geschäftskunden mit Vorsteuerabzug zahlen die Umsatzsteuer, die Sie ausweisen, und holen sie sich zurück. Für sie ist sie ein durchlaufender Posten. Der Preisvorteil der Befreiung, der gegenüber Verbrauchern zählt, kommt bei ihnen kaum an.

Die Entscheidung in drei Fragen

1. Wie hoch sind Ihre Einkäufe mit Umsatzsteuer im ersten Jahr? Je höher, desto stärker spricht der Vorsteuerabzug für die Regelbesteuerung.
2. Wer sind Ihre Kunden? Verkaufen Sie an Unternehmen mit Vorsteuerabzug, bringt die Befreiung wenig. Verkaufen Sie an Verbraucher, kann sie die Preise senken.
3. Wann erwarten Sie 100.000 Euro Umsatz? Wer sie im ersten Jahr nahezu sicher überschreitet, vermeidet mit der Regelbesteuerung einen Wechsel mitten im Jahr.

Was Ihre Software können muss

• Umsätze nach Zahlungseingang erfassen und mit den beiden Grenzen abgleichen.
• Vor dem Erreichen von 25.000 und 100.000 Euro warnen.
• Rechnungen ohne Steuerausweis mit dem Befreiungshinweis erstellen.
• Den Wechsel zur Regelbesteuerung ohne Neuaufbau der Stammdaten erlauben.
• Eingehende E-Rechnungen entgegennehmen, auch wenn Sie selbst nicht ausstellen müssen.

Drei Missverständnisse

1. Die Grenzen beziehen sich auf den Gewinn. Nein, sie beziehen sich auf den Umsatz, berechnet nach vereinnahmten Entgelten.
2. Kleinunternehmer dürfen nur an Privatpersonen verkaufen. Nein, auch Unternehmen können Kunden sein. Sie erhalten nur keine Umsatzsteuer ausgewiesen und können deshalb keine Vorsteuer abziehen.
3. Wer die Befreiung nutzt, muss nichts aufzeichnen. Nein, Pflichten zur Aufzeichnung und zur Aufbewahrung bestehen weiter. Die Befreiung betrifft die Umsatzsteuer, nicht Ihre Buchführung.